公司遇到大量的業務訂單本是一件高興的事,但是對于負責擬定合同、蓋章的同事來說,無疑是一件苦差事,尤其是每份十幾頁或幾十頁的合同蓋章,重復性、機械性手動蓋章操作不僅效率低,而且還容易導致錯蓋、漏蓋的情況。
除了以上有大量合同文件蓋章的情況,紙質簽章影響效率還體現在以下幾個方面;
合同文件審批、用章申請流程慢
涉及多層級、跨部門合同文件審批走完流程一般需要2-3個工作日,并且需要專人進行跟進崔審,一旦遇到審批人外出,耽誤審批進度。走完合同文件審批后,還需再申請用章審批,用章審批也會遇到印章外帶的情況,同樣會耽誤合同文件簽章的進度。
分公司用章、異地簽章不便,周期長
業務擴大,各地增設分公司,一旦分公司需要用章,還得將簽章文件郵寄到總公司進行簽章,再郵寄回來,一來一回容易耽誤簽章進度。另外,涉及異地合作簽章場景,同樣需要郵寄合同文件給對方簽署,再郵寄回來,整個簽署的過程周期長,效率低,一旦有急需簽章的情況,容易誤事。
簽章人身份難辨識,冒簽代簽及偽造印章風險大
當合作雙方通過線上找尋,溝通合作,在簽署紙質協議時,雙方的身份不容易通過有效的方式進行確認,容易出現冒簽代簽的情況,亦或是偽造印章進行簽署,事后也難以辨認,取證維權相對較難。
隨著電子簽名、電子印章不斷推廣普及,電子簽約、電子印章管理、區塊鏈存證不僅有效解決了手動簽章、合同文件審批、用章審批麻煩,效率低的問題,而且通過區塊鏈存證、司法公證出證保全了合同文件簽章過程的法律效力,使得簽署主體身份可查、合同文件可信、過程有保障。
