合同管理不僅局限于合同文本的管理,同時(shí)也涉及從合同草擬,發(fā)起簽署,修改補(bǔ)充,歸檔存儲(chǔ)等一系列的流程中的管理,每個(gè)環(huán)節(jié)上的疏漏都有可能造成合同糾紛。因此,合同管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要,但是紙質(zhì)合同簽署不可避免的會(huì)出現(xiàn)那么些管理風(fēng)險(xiǎn),一旦出現(xiàn),該如何規(guī)避呢?
紙質(zhì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)比較常見(jiàn)的一是不簽訂正式合同,這在許多企業(yè)業(yè)務(wù)合作中都比較容易出現(xiàn),出于對(duì)客戶的信任,以及長(zhǎng)久的合作關(guān)系,或是異地簽署不便及合同審批時(shí)間長(zhǎng)的原因,僅在口頭上進(jìn)行約束不正式的簽訂合同。一旦對(duì)方失約,則容易造成對(duì)方逃避責(zé)任,引發(fā)合同糾紛。
二是簽訂的合同文本不規(guī)范,現(xiàn)實(shí)中有不少合同糾紛的例子都是由合同文本不規(guī)范引起的。雙方在合同簽訂管理的過(guò)程中,由于使用未經(jīng)審查的合同模板,同時(shí)對(duì)于合同條款內(nèi)容審查不仔細(xì),如出現(xiàn)關(guān)鍵的條款信息,表述不明確,內(nèi)容出現(xiàn)歧義等問(wèn)題,則帶來(lái)非常大的合同管理隱患。
三是合同被篡改,被泄露。這一問(wèn)題對(duì)于使用紙質(zhì)合同簽署來(lái)說(shuō),無(wú)法規(guī)避。由于是人工管理合同及印章,因此,在管理過(guò)程中出現(xiàn)監(jiān)管不善導(dǎo)致合同損壞,丟失,或是有人游走在法律的邊緣,試圖通過(guò)紙質(zhì)合同簽署弊端從中牟利,對(duì)合同進(jìn)行偽造以及私刻假章,最終容易帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失和糾紛。
那么,該如何規(guī)避上述這些風(fēng)險(xiǎn)呢?
隨著數(shù)字化、信息化的發(fā)展,電子合同、電子簽名應(yīng)用也越來(lái)越普及,取代紙質(zhì)合同是必然趨勢(shì)。電子合同相較于紙質(zhì)合同,有著高效便捷,安全可靠等優(yōu)勢(shì),無(wú)需擔(dān)心異地簽署合同的問(wèn)題,而且合同簽署流程簡(jiǎn)化,線上操作審批,規(guī)避了不可控因帶來(lái)的審批簽署時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題,一旦合同發(fā)起,隨時(shí)隨地進(jìn)行審批,想簽就能簽,有效解決了紙質(zhì)合同管理難,審批流程復(fù)雜,規(guī)避偽造,蘿卜章等風(fēng)險(xiǎn)。
此外,簽署后的電子合同是以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行管理,并且大部分電子合同簽署平臺(tái)(如簽盾電子合同簽約平臺(tái))采用了區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等技術(shù)手段,對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密防護(hù)并且固化原始文件,確保了電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理過(guò)程中出現(xiàn)篡改偽造等風(fēng)險(xiǎn)。
