在數字經濟發展要求下,國家政府出臺政策鼓勵推廣電子簽名、電子簽名系統應用,越來越多的企業使用電子簽名系統進行合同簽署,相較于紙質合同簽署方式,電子合同、電子簽名更加的適應數字化管理、智能化應用的趨勢,幫助企業提高業務效率,降低成本。
那么,企業如何使用電子簽名系統進行簽署呢?
首先企業需要通過電子簽名系統進行實名認證,相較于紙質合同簽署身份認證基于面對面,或熟人間的信任。電子合同簽署在線上,雙方無法通過面對面進行身份確認,更無法建立熟人信任身份關系,因此,就需要通過數字證書來確保簽署雙方的身份真實性。在實名認證階段,雙方需要提供到企業營業執照、法人身份證明、人臉識別等方式,確保身份是真實有效的,從而獲得可靠的電子簽名。
實名認證后,就可以發起合同簽署了,通過系統發起合同簽署需要先本地擬好電子版合同文件,然后上傳到系統,再進行設置簽署信息,包括簽署人、簽署順序、簽署時間等,一切就緒后,就可以發起合同簽署了。
在此之前,企業可以對電子印章進行授權管理,授權給需要使用印章簽署的業務人員,這樣就不再需要每次都由印章管理人員進行操作簽章,業務人員也能快速的使用印章進行簽署,避免了審核,等待的時間。而且印章授權簽署,每次使用都會有記錄,全程記錄,公開透明,并且可追溯。
發起合同簽署,先簽署的一方企業會收到需要簽署的通知,進入到電子簽名系統進行確認合同內容,無誤后,再進行意愿認證,確保簽署是由本人進行操作,最后進行簽字蓋章。
先簽署的一方簽署完成后,再發送給另一方,系統會通過短信的方式通知過去,同樣到電子簽名系統進行合同的確認,意愿認證,再簽字蓋章,電子合同就算簽署完成了。
簽署完成的電子合同,存儲在云端,雙方隨時可查看簽署進度,以及查閱合同內容,無需占用物理倉儲空間,無需擔心丟失、損壞風險,非常方便。而且為保障電子數據安全,電子簽名系統聯合了第三方存證機構進行聯合存證,確保了證據鏈的保全。
