隨著偽造篡改合同、私刻假章、冒簽代簽以及丟失等新聞事件頻發(fā),可見合同管理的重要性。對于企業(yè)來說,合同簽署管理是企業(yè)經(jīng)營管理中重要的一環(huán),直接影響著企業(yè)的效益和損失,那么,企業(yè)應(yīng)該如何做好合同管理呢,以下這3點值得重視。
1、建立管理制度
所謂的管理制度即規(guī)范化合同管理,制定合同使用規(guī)范以及用章流程,嚴格審批制度。同時對合同管理人員進行規(guī)劃范培訓(xùn),依照合同規(guī)范和用章流程進行合同的簽署、歸檔以及用章的使用,明確職權(quán)以及責(zé)任,一旦發(fā)生糾紛,能立刻響應(yīng)追溯,將損失降到最小。針對偽造、私刻假章問題,可以對合同、印章設(shè)置防偽標識,即使不能杜絕,但盡量做到防范。
2、設(shè)置監(jiān)督機制
在做好企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)同時,還可以增設(shè)一個監(jiān)管部門,對合同、印章使用規(guī)范以及使用過程進行監(jiān)管,有了監(jiān)管機制就能確保更加規(guī)范,減少風(fēng)險的發(fā)生。但是從另一方面來說,監(jiān)管部門的出現(xiàn)無形中也增加了企業(yè)的人員成本。
3、借助電子合同
以上兩點合同管理的措施或建議都是基于紙質(zhì)合同管理上的,治標不治本,要想真正解決紙質(zhì)合同管理帶來的一系列風(fēng)險,需要借助電子合同,作為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、無紙化辦公的新興合同簽署方式,電子合同有著紙質(zhì)合同無法比擬的優(yōu)勢,電子合同從簽署到管理都可以在線上完成,實現(xiàn)了電子化簽約管理,簡化了紙質(zhì)合同的簽署流程以及用章審批,不僅便捷高效,而且還安全可靠。
在電子合同管理過程中,通過電子簽名、實名認證、區(qū)塊鏈、時間戳、第三方存證等技術(shù)服務(wù)手段,真正做到了杜絕偽造、篡改、冒簽代簽等風(fēng)險,確保了電子合同簽署的安全有效。
